Penggerakan dan Pelaksanaan program/kegiatan merupakan kegiatan lanjutan dari RPK. Penggerakan pelaksanaan program/kegiatan dapat dilakukan melalui berbagai cara, diantaranya adalah rapat dinas, pengarahan pada saat apel pegawai, pelaksanaan kegiatan dari setiap program sesuai penjadwalan pada Rencana Pelaksanaan Kegiatan bulanan, maupun dilakukan melalui forum yang dibentuk khusus untuk itu. Forum yang dibentuk khusus untuk melakukan penggerakan pelaksanaan program/kegiatan dinamakan forum Lokakarya Mini Puskesmas.
Dalam rangka penggerakan dan pelaksanaan program/kegiatan, Kepala Puskesmas dapat melakukan pengorganisasian ulang petugas di Puskesmas dalam rangka penguatan dan pemantapan organisasi.
A. LOKAKARYA MINI BULANAN
Lokakarya mini bulanan bertujuan untuk menilai sampai seberapa jauh pencapaian dan hambatan-hambatan yang dijumpai oleh para pelaksana program/kegiatan pada bulan atau periode yang lalu sekaligus pemantauan terhadap pelaksanaan rencana kegiatan Puskesmas yang akan datang; sehingga dapat dibuat perencanaan ulang yang lebih baik dan sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. Disamping itu, kita ketahui bersama bahwa keberhasilan pelaksanaan kegiatan Puskesmas memerlukan keterpaduan baik lintas program maupun lintas sektor. Lokakarya mini bulanan dilaksanakan pada setiap awal bulan.
Keterpaduan lintas program adalah keterpaduan internal Puskesmas yang bertujuan agar seluruh petugas mempunyai rasa memiliki dan motivasi yang tinggi dalam melaksanakan seluruh kegiatan yang diselenggarakan oleh Puskesmas secara terintegrasi. Seluruh komponen Puskesmas harus memiliki kesadaran bahwa Puskesmas merupakan satu sistem dan mereka adalah subsistemnya. Pengorganisasian internal Puskesmas sekaligus pemantauan kegiatan dilaksanakan melalui Lokakarya mini Bulanan Puskesmas yang menghasilkan perencanaan ulang. Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas diselenggarakan dalam 2 (dua) tahap yaitu:
A.1. Lokakarya Mini Bulanan yang pertama
Lokakarya Mini Bulanan yang pertama merupakan lokakarya penggalangan tim, diselenggarakan dalam rangka pengorganisasian untuk dapat terlaksananya RPK Puskesmas.
Pengorganisasian dilaksanakan dalam rangka penentuan penanggungjawab dan pelaksana setiap kegiatan serta untuk satuan wilayah kerja. Seluruh program kerja dan wilayah kerja Puskesmas dilakukan pembagian habis kepada seluruh pegawai Puskesmas, dengan mempertimbangkan kemampuan yang dimilikinya.
Langkah-langkah dan ketentuan penyelenggaraan lokakarya mini bulanan yang pertama adalah sebagai berikut:
a. Persiapan:
1) Kepala Puskesmas mempersiapkan:
Bahan umpan balik hasil kinerja sekaligus dengan hasil analisanya;
Informasi kebijakan baru dan atau program baru yang harus dilaksanakan di Puskesmas.
Tata cara penyusunan RPK tahunan.
Tata cara penyusunan Rencana Lima Tahunan dan RUK.
Penjabaran uraian peran, tugas dan tanggung jawab dari semua petugas Puskesmas, berdasarkan hasil analisa beban kerjanya.
2) Pelaksana dan penanggungjawab program/kegiatan mempersiapkan:
Laporan kinerja Puskesmas tahun lalu;
Bahan penyusunan RUK tahun yang akan datang dan Rencana Lima Tahunan;
Usulan kegiatan untuk perbaikan/peningkatan kinerja Puskesmas.
RPK bulanan setiap program/kegiatan.
3) Kepala subbag tata usaha mempersiapkan:
Usulan kebutuhan sumber daya yang diperlukan Puskesmas.
Surat undangan, dengan kejelasan tempat penyelenggaraan, hari, tanggal dan jam, serta acara.
Tempat pelaksanaan.
Alat tulis dan perlengkapan yang dibutuhkan (white board, spidol, kertas lembar balik, laptop/komputer, proyektor/infocus dan atau bahan lain yang dianggap perlu untuk pelaksanaan forum).
Buku catatan/notulen rapat dinas kesehatan dan rapat lintas sektor kecamatan.
Petugas yang bertanggung jawab dalam mengorganisir penyelenggaraan lokakarya mini.
b. Pelaksanaan:
1) Masukan:
Uraian tugas setiap pegawai Puskesmas;
Data capaian Puskesmas tahun sebelumnya;
Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru berkaitan dengan Puskesmas;
Informasi tentang tatacara penyusunan RPK tahunan dan RPK bulanan Puskesmas.
2) Proses:
Penggalangan tim dalam bentuk dinamika kelompok tentang peran, tanggung jawab dan kewenangan setiap pegawai Puskesmas;
Inventarisasi kegiatan Puskesmas termasuk kegiatan lapangan/daerah binaan;
Analisis beban kerja tiap pegawai;
Pembagian tugas baru termasuk pembagian tanggung jawab daerah binaan (darbin);
Penyusunan RPK tahun berjalan berdasarkan RUK yang telah ditetapkan;
Penyusunan RPK bulanan berdasarkan RPK tahunan;
-42-
Penyusunan RUK untuk tahun selanjutnya; dan atau
Penyusunan Rencana Lima Tahunan untuk periode selanjutnya;
3) Luaran:
Tersusunnya RPK tahunan berdasarkan prinsip keterpaduan dan kesinambungan;
Tersusunnya RPK bulanan;
Kesepakatan bersama untuk pelaksanaan RPK bulanan;
Matriks pembagian tugas dan darbin;
Bahan Musrenbangdes;
Draft RUK untuk tahun selanjutnya;
Draft Rencana Lima Tahunan (dalam siklus lima tahunan).
4) Ketentuan penyelenggaraan:
Pengarah: Kepala Puskesmas
Peserta:
Seluruh pegawai Puskesmas, termasuk pegawai yang bertugas di Puskesmas Pembantu dan Pos Kesehatan Desa.
Waktu:
Waktu pelaksanaan lokakarya mini bulanan pertama disesuaikan dengan jadwal sistem perencanaan pembangunan daerah. Diharapkan lokakarya mini bulanan pertama dilaksanakan sebelum pelaksanaan Musrenbangdes.
Acara
Pada dasarnya susunan acara lokakarya mini bulanan pertama bersifat dinamis, dapat disusun sesuai dengan kebutuhan, ketersediaan waktu dan kondisi Puskesmas setempat. Jadwal acara lokakarya mini bulanan pertama dapat dibuat sesuai contoh pada formulir 7 terlampir. Sebagai contoh susunan acara
lokakarya mini bulanan pertama adalah sebagai berikut:
Pembukaan dilanjutkan dinamika kelompok;
Pengenalan kebijakan maupun program baru;
Kegiatan bulanan Puskesmas;
Analisa beban kerja;
Pembagian tugas dan daerah binaan;
Penyusunan RPK tahunan;
Penyusunan RPK bulanan;
Penyusunan bahan Musrenbangdes;
Penyusunan draft RUK untuk tahun selanjutnya;
Kesepakatan untuk melaksanakan RPK bulanan; dan atau
Penyusunan Rencana Lima Tahunan untuk periode selanjutnya.
Diupayakan agar lokakarya mini dapat diselenggarakan di Puskesmas, apabila tidak memungkinkan dapat menggunakan tempat lain yang lokasinya berdekatan dengan Puskesmas. Ruang yang dipakai hendaknya cukup untuk menampung semua peserta. Pengaturan tempat sebaiknya seperti huruf “U”.
A.2. Lokakarya Mini Bulanan Rutin
Lokakarya mini bulanan rutin diselenggarakan sebagai tindaklanjut dari lokakarya mini bulanan yang pertama. Lokakarya mini bulanan rutin ini dilaksanakan untuk memantau pelaksanaan kegiatan Puskesmas, yang dilakukan setiap bulan secara teratur. Pada forum Lokakarya mini bulanan rutin, dapat sekaligus dilaksanakan pertemuan tinjauan manajemen, sesuai jadwal yang telah ditetapkan tim audit internal.
Penanggungjawab penyelenggaraan lokakarya mini bulanan rutin adalah kepala Puskesmas, yang dalam pelaksanaannya dibantu staf Puskesmas dengan mengadakan rapat kerja seperti biasanya. Fokus utama lokakarya mini bulanan rutin adalah ditekankan kepada masalah pentingnya kesinambungan arah dan kegiatan antara hal-hal yang direncanakan, integrasi antar program dalam menyelesaikan masalah prioritas Puskesmas yang telah ditetapkan pada tiap tahunnya, pelaksanaannya serta hasilnya, agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan tersebut dapat berhasil guna dan berdaya guna.
Langkah-langkah lokakarya mini bulanan rutin Puskesmas adalah sebagai berikut:
a. Persiapan:
1) Kepala Puskesmas mempersiapkan:
Umpan balik hasil kinerja bulan lalu dan capaian kumulatif selama bulan berjalan.
Informasi kebijakan baru dan atau program baru yang harus dilaksanakan di Puskesmas.
Rencana tindakan untuk perbaikan dan peningkatan kinerja bulan yang akan datang.
Bahan Musrenbangcam (khusus untuk lokakarya mini bulan ke dua).
2) Pelaksana dan penanggungjawab program/kegiatan mempersiapkan:
Laporan hasil kinerja, analisis masalah dan rancangan tindak lanjut pemecahan masalahnya.
Bahan untuk pembahasan usulan kesehatan dari seluruh desa/kelurahan dan usulan kegiatan Puskesmas yang akan dibahas untuk keterpaduannya bersama lintas sektor terkait.
RPK bulanan setiap program/kegiatan.
3) Kepala subbag tata usaha mempersiapkan:
Surat undangan, dengan kejelasan tempat penyelenggaraan, hari, tanggal dan jam, serta acara.
Tempat pelaksanaan.
Alat tulis dan perlengkapan yang dibutuhkan (white board, spidol, kertas lembar balik, laptop/komputer, proyektor/infocus dan atau bahan lain yang dianggap perlu untuk pelaksanaan forum).
Buku catatan/notulen rapat dinas kesehatan dan rapat lintas sektor kecamatan.
Petugas yang bertanggung jawab dalam mengorganisir penyelenggaraan lokakarya mini.
b. Penyelenggaraan:
1) Masukan:
Laporan hasil kegiatan bulan lalu;
Rencana awal pelaksanaan program/kegiatan bulan ini;
Informasi tentang hasil rapat dikabupaten/kota, informasi tentang hasil rapat di kecamatan, informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru.
Hasil pelaksanaan audit internal dalam rangka pelaksanaan akreditasi, sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh tim audit internal.
2) Proses:
Melakukan analisis capaian kinerja bulanan Puskesmas dan hasil pelaksanaan audit internal.
Memetakan masalah dan penyebab masalah yang dikaitkan dengan kepatuhan terhadap standar operasional prosedur yang telah disusun.
Menyusun rencana tindak lanjut berupa rencana kerja pemecahan masalah berdasarkan daerah binaan yang disesuaikan dengan RPK yang ada. Jika tindak lanjut yang diputuskan tidak terakomodir oleh RPK maka kegiatannya diinventarisir dan dikomunikasikan pada lokakarya tribulanan.
Pada periode tengah tahun, dapat dilakukan evaluasi tengah tahun (midterm evaluation) kinerja Puskesmas dalam 6 (enam) bulan pertama terhadap target yang ditetapkan, dan bila memungkinkan, RPK semester selanjutnya dapat disesuaikan dengan hasil evaluasi.
Pembahasan RUK untuk tahun selanjutnya, sesuai dengan kebutuhan dan kondisi terkini.
3) Luaran
Rencana tindak lanjut yang berupa RPK bulan berikutnya;
Komitmen untuk melaksanakan RPK yang telah disusun;
Bahan yang akan disampaikan pada lokakarya mini tribulanan; dan/atau
Rekomendasi pertemuan tinjauan manajemen.
4) Ketentuan penyelenggaraan:
Pengarah: Kepala Puskesmas. Pada saat pembahasan hasil audit internal pada pertemuan tinjauan manajemen, pimpinan forum diserahkan kepada ketua tim audit internal.
Peserta:
- Seluruh pegawai Puskesmas, termasuk pegawai yang bertugas di Puskesmas Pembantu dan Pos Kesehatan Desa.
- Sesuai dengan kewenangan Puskesmas dalam mengoordinasikan dan melaksanakan pembinaan fasilitas pelayanan kesehatan tingkat pertama di wilayah kerjanya, maka kegiatan lokakarya mini bulanan harus melibatkan jejaring fasilitas pelayanan kesehatan di wilayah kerja Puskesmas. Melalui forum tersebut, Puskesmas dapat menyampaikan hal-hal yang perlu didukung oleh jejaring didalam menyelesaikan masalah kesehatan diwilayah kerja Puskesmas dari hasil analisa data Program Indonesia Sehat dengan Pendekatan Keluarga, atau sebaliknya, bila terdapat masalah kondisi kesehatan keluarga yang menjadi kepesertaan JKN di jejaring fasilitas pelayanan kesehatan yang perlu dilakukan intervensi oleh Puskesmas.Sehubungan dengan hal tersebut maka Puskesmas dan jejaring fasilitas pelayanan kesehatannya dapat saling memberikan data keluarga kepesertaan JKN yang membutuhkan intervensi karena kepesertaan penduduk yang ada di wilayah kerja Puskesmas dapat tercatat pada jejaring fasilitaa pelayanan kesehatan.
Waktu:
Waktu pelaksanaan lokakarya mini bulanan rutin disesuaikan dengan kondisi dan situasi Puskesmas. Waktu ideal adalah minggu pertama atau waktu lain yang dianggap tepat.
Prinsip yang harus dipegang adalah bahwa lokakarya mini bulanan rutin dilaksanakan dengan melibatkan seluruh pegawai Puskesmas, tanpa mengganggu aktivitas pelayanan serta dapat tercapai tujuan.
Acara:
Pada dasarnya susunan acara lokakarya mini bulanan rutin bersifat dinamis, dapat disusun sesuai dengan kebutuhan, ketersediaan waktu dan kondisi Puskesmas setempat. Jadwal acara lokakarya mini bulanan rutin dibuat sesuai contoh pada formulir 8 terlampir. Sebagai contoh susunan acara lokakarya mini bulanan rutin adalah sebagai berikut:
Pembukaan;
Pengenalan program baru (apabila ada);
Inventarisasi hasil kegiatan (termasuk hambatan) bulan lalu;
Analisa pemecahan masalah dan pemecahannya;
Penyusunan kegiatan bulan berikutnya;
Penyusunan bahan untuk lokakarya mini tribulanan;
Pembagian tugas bulan berikutnya;
Kesepakatan untuk melaksanakan RPK bulan berikutnya; dan atau
Pertemuan tinjauan manajemen, sesuai jadwal tim audit internal.
Tempat seperti lokakarya mini bulanan pertama.
B. LOKAKARYA MINI TRIBULANAN
Masalah kesehatan (termasuk kejadian kesakitan dan kematian) yang terjadi dimasyarakat disebabkan oleh banyak faktor, dimana sebagai penyebab utamanya diluar faktor kesehatan. Penyebab masalah kesehatan dapat disebabkan antara lain oleh faktor lingkungan (termasuk sosial-ekonomi-budaya), perilaku masyarakat, pelayanan kesehatan, keadaan demografi dan faktor keturunan. Oleh karena itu untuk memecahkan masalah kesehatan dibutuhkan kerjasama antara sektor kesehatan dengan sektor-sektor lain yang terkait dengan penyebab terjadinya masalah kesehatan. Untuk menumbuhkan semangat kerjasama antar sektor yang terkait dalam pembangunan kesehatan diperlukan upaya pengggalangan dan peningkatan kerjasama lintas sektoral, agar diperoleh hasil yang optimal.
Untuk memelihara kerjasama lintas sektor perlu dilakukan upaya penggalangan dan pemantauan pelaksanaan kerjasama melalui suatu forum lokakarya mini yang diselenggarakan setiap tribulan yang disebut Lokakarya Mini Tribulanan. Lokakarya mini tribulanan bertujuan untuk menginformasikan dan mengidentifikasikan capaian hasil kegiatan tribulan sebelumnya, membahas dan memecahkan masalah dan hambatan yang dihadapi oleh lintas sektor pada kegiatan tribulan sebelumnya, dan menganalisa serta memutuskan Rencana Tindak Lanjut (RTL) dengan memasukkan aspek umpan balik dari masyarakat dan sasaran program. Lokakarya mini bulanan tetap dilaksanakan jika pada bulan yang bersamaan ada lokakarya mini tribulanan, dimana lokakarya mini bulanan mempersiapkan bahan untuk pelaksanaan lokakarya mini tribulanan.
Adapun tahapan kegiatan lokakarya mini tribulanan lintas sektor dilaksanakan dalam dua tahap yaitu:
B.1. Lokakarya Mini Tribulanan yang pertama
Lokakarya Mini Tribulanan yang Pertama merupakan lokakarya penggalangan tim yang diselenggarakan dalam rangka pengorganisasian untuk dapat terlaksananya rencana kegiatan sektoral yang terkait dengan pembangunan kesehatan. Pada tahapan ini, Puskesmas mendiskusikan usulan yang akan disampaikan didalam Musrenbang kecamatan yang memerlukan dukungan dari lintas sektor terkait, sehingga pada saat dilaksanakan Musrenbang kecamatan semua pihak sudah tersosialisasi dan dapat mendukung program kesehatan di tingkat kecamatan.
Pengorganisasian dilaksanakan untuk penentuan penanggungjawab dan pelaksana setiap kegiatan serta untuk satuan wilayah kerja. Seluruh program kerja dan wilayah kerja kecamatan dilakukan pembagian habis kepada seluruh sektor terkait, dengan mempertimbangkan kewenangan dan bidang yang dimilikinya.
Langkah-langkah lokakarya mini tribulanan yang pertama adalah sebagai berikut:
a. Masukan
1) Kebijakan program dan konsep baru tentang Puskesmas.
2) Data capaian Puskesmas periode sebelumnya.
3) Kebijakan dan rencana kegiatan dari masing-masing sektor yang berhubungan dengan kesehatan.
4) Dukungan yang diperlukan dari lintas sektor untuk menyelesaikan masalah prioritas kesehatan di kecamatan.
5) Nama calon anggota tim dari masing-masing sektor berdasarkan pemetaan peran masing-masing sektor.
b. Proses
1) Penggalangan tim yang dilakukan melalui dinamika kelompok.
2) Menginformasikan dan mengidentifikasi capaian Puskesmas periode sebelumnya berdasarkan wilayah kerja.
3) Inventarisasi peran dari masing-masing sektor dalam pembangunan kesehatan.
4) Menganalisis dan memutuskan kegiatan berdasarkan masalah dan rencana kegiatan yang sudah ada di masing-masing sektor.
5) Menganalisis sumber daya masing-masing sektor yang memungkinkan untuk digunakan dalam tindak lanjut penyelesaian masalah kesehatan.
c. Luaran
1) Rencana kegiatan masing-masing sektor yang terintegrasi.
2) Komitmen bersama untuk menindaklanjuti hasil lokakarya mini dalam bentuk penandatanganan kesepakatan.
3) Usulan bidang kesehatan yang telah disepakati bersama untuk dibawa pada tingkat Musrenbang kecamatan.
B.2. Lokakarya Mini Tribulanan Rutin
Sebagaimana lokakarya bulanan Puskesmas, maka lokakarya mini tribulanan rutin merupakan tindaklanjut dari penggalangan kerjasama lintas sektoral yang telah dilakukan dan selanjutnya dilakukan tiap tribulan secara tetap. Penyelenggaraan lokakarya mini tribulanan rutin dilakukan oleh camat dan Puskesmas dibantu sektor terkait dikecamatan.
Tahapan Lokakarya mini tribulanan rutin:
a. Masukan
1) Laporan kegiatan pelaksanaan program kesehatan dan dukungan sektor terkait.
2) Inventarisasi masalah/hambatan dari masing-masing sektor dalam pelaksanaan program kesehatan.
3) Pemberian informasi baru.
b. Proses
1) Analisis hambatan dan masalah pelaksanaan program kesehatan.
2) Analisis hambatan dan masalah dukungan dari masing-masing sektor.
3) Merumuskan cara penyelesaian masalah.
4) Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan dan menyepakati kegiatan berikutnya.
c. Luaran
1) Rencana pelaksanaan kegiatan berikutnya.
2) Kesepakatan bersama untuk menjalankan rencana.
Setelah dipahami tujuan dari lokakarya mini tribulanan dan tahapan kegiatannya, selanjutnya ditentukan materi yang akan dibahas, dengan ketentuan penyelenggaraan sebagai berikut:
1. Persiapan
Sebelum lokakarya dilaksanakan, perlu diadakan persiapan yang meliputi:
1.1. Advokasi kepada Camat, agar bersedia untuk:
a) Mempersiapkan tempat untuk penyelenggaraan lokakarya mini.
b) Memimpin lokakarya dengan melakukan koordinasi, komunikasi dan penyampaian informasi kepada semua sektor yang terlibat.
1.2. Puskesmas melaksanakan:
a) Pembuatan visualisasi hasil-hasil kegiatan dalam bentuk yang mudah dipahami oleh sektor, antara lain dalam bentuk Pemantauan Wilayah Setempat (PWS).
b) Persiapan alat-alat tulis kantor.
c) Persiapan catatan hasil kesepakatan yang lalu dan instruksi/surat-surat yang berhubungan dengan peran serta masyarakat yang berkaitan dengan pembangunan kesehatan.
d) Penugasan seorang staf untuk membuat notulen lokakarya mini.
e) Pembuatan surat undangan lokakarya mini untuk ditandatangani Camat.
1.3. Peran sektor terkait :
a) Usulan kontribusi kegiatan masing masing sektor yang mendukung pencapaian tujuan pembangunan kesehatan.
b) Menyepakati hasil lokakarya mini.
2. Peserta
Lokakarya mini tribulanan lintas sektor dipimpin oleh Camat, adapun peserta lokakarya mini tribulanan adalah sebagai berikut:
a) Dinas kesehatan kabupaten/kota.
b) Tim Penggerak PKK kecamatan/distrik.
c) Puskesmas diwilayah kecamatan/distrik.
d) Staf kecamatan, antara lain: sekretaris camat, unit lain yang terkait.
e) Lintas sektor dikecamatan, antara lain: pertanian, agama, pendidikan, BKKBN, sosial (sesuai dengan lintas sektor yang ada di kecamatan/distrik).
f) Lembaga/organisasi kemasyarakatan, antara lain: Tim Penggerak PKK kecamatan/distrik.
3. Waktu
Lokakarya mini tribulanan lintas sektor yang pertama diselenggarakan pada tribulan pertama tahun anggaran berjalan. Sedangkan untuk selanjutnya dilaksanakan setiap tribulan. Adapun waktu penyelenggaraan disesuaikan dengan kondisi setempat. Yang perlu dijadikan pertimbangan adalah diupayakan agar seluruh peserta dapat menghadiri lokakarya.
4. Tempat
Tempat penyelenggaraan lokakarya mini tribulanan lintas sektor adalah di kecamatan/distrik atau tempat lain yang dianggap sesuai.
5. Acara:
Jadwal acara lokakarya mini tribulanan pertama dan lokakarya mini tribulanan rutin dibuat sesuai contoh pada formulir 9 dan formulir 10
