Pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman kepada
sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Beberapa pengertian
dasar dari SP2TP menurut depkes RI (1992) adalah sebagai berikut :
·
Sistem
pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan
pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas
termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri
Kesehatan RI No.63/Menkes/SK/II/1981.
·
Sistem
adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang saling berkaitan,
berintegrasi dan mempunyai tujuan tertentu.
·
Terpadu
merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan kesehatan
puskesmas, untuk menghindari adanya
pencatatan dan pelaporan lain yang dapat
memperberat beban kerja petugas
puskesmas.
Tujuan Pencatatan Dan
Pelaporan
1. Tujuan Umum
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)
bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung)
dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara
benar, berkala, dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan
masyarakat. Pengelolaan SP2TP di kabupaten berau masih terkendala dengan
rendahnya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian laporan SP2TP ke Dinas Kesehatan.
2. Tujuan Khusus
·
Tercatatnya
semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan secara benar,
berkelanjutan, dan teratur.
·
Terlaporkannya
data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dengan
menggunakan format yang telah
ditetapkan secara benar, berkelanjutan, dan
teratur.
Manfaat Dari
Pencatatan Dan Pelaporan
·
Memudahkan
dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat, provinsi, dan Kabu/kota
·
Memudahkan
dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan
·
Memudahkan
dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan
·
Memudahkan
dalam melakukan evaluasi hasil
Batasan Dari Pencatatan Dan Pelaporan
Batasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan adalah sebagai
berikut :
·
Pencatatan
dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah
melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan
dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan
lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan.
·
Pencatatan
dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan
data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data
tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang
dengan menggunakan format yang ditetapkan.
·
Pencatatan
dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan
tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan
satu tahun berjalan serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi
data kegiatan triwulan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan
menggunakan format yang telah ditetapkan.
Ruang Lingkup
Pencatatan dan Pelaporan
Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang
dikumpulkan,dicatat, dan dilaporkan puskesmas. Jenis data tersebut mencakup :
·
Umum dan
demografi
·
Sarana
fisik
·
Ketenagaan
·
Kegiatan
pokok yang dilakukan di dalam dan di luar gedung
Pengelolaan Pencatatan
Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas,
puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat
menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir
standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut :
·
Rekam
kesehatan keluarga (RKK)
Rekam kesehatan keluarga atau yang
disebut family folder adalah himpunan kartukartuin dividu suatu keluarga yang
memperoleh pelayanan kesehatan dipuskesmas.Kegunaan dari RKK adalah untuk
mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga.Pengguna
RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit atau
kondisi, misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu
hamil resiko tinggi, neonatus resiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis
(KEK).Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu
kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada
saat melakukan kunjungan ulang.
·
Kartu rawat
jalan
kartu rawat jalan atau lebih
dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan alat untuk mencatat identitas
dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.
·
Kartu
indeks penyakit
Kartu indeks penyakit merupakan
alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit.
Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan
kusta.
·
Kartu ibu
Kartu ibu merupakan alat bantu
untuk mengetahui identitas, status kesehatan, dan riwayat kehamilan sampai
kelahiran.
·
Kartu anak
Kartu anak adalah alat bantu untuk
mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif-promotif-kuratif-rehabilitatif
yang diberikan kepada balita dan anak prasekolah.
·
KMS balita,
anak sekolah
Merupakan alat bantu untuk mencatat
identitas, pelayanan, dan pertumbuhan yang telah diperoleh balita dan anak
sekolah.
·
KMS ibu
hamil
Merupakan alat untuk mengetahui
identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan
yang diterima ibu hamil.
·
KMS usia
lanjut
KMs usia lanjut merupakan alat
untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun
psikososial, dan digunakan untuk memantau kesehatan, deteksin dini penyakit,
dan evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut.
·
Register
Register merupakn formulir untuk
mencatat atau merekap data kegiatan didalam dan di luar gedung puskesmas, yang
telah dicatat di kartu dan catatan lainnya.
Ada beberapa jenis register sebagai berikut :
· Nomor indeks pengunjung puskesmas
· Rawat jalan
· Register kunjungan
· Register rawat inap
· Register KIA dan KB
· Register kohort ibu dan balita
· Register deteksi dini tumbuh kembang dan
gizi
· Register penimbangan batita
· Register imunisasi
· Register gizi
· Register kapsul beryodium
· Register anak sekolah
·
Sensus
harian: kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan penyakit.
Mekanisme Pencatatan
Pencatatan dapat dilakukan di dalam dan diluar gedung. Di dalam
gedung, loket
memegang peranan penting bagi seorang pasien yang berkunjung
pertama kali
atau yang melakukan kunjungan ulang dan dapat Kartu Tanda Pengenal
.
kemudian pasien disalurkan pada unit pelayanan yang akan dituju.
Apabila diluar
gedung pasien dicatat dalam register dengan pelayanan yang
diterima. Mekanisme
pencatatan dipuskesmas dapat digambarkan melalui berikut.
1. Pengelolaan Pelaporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat
No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu
dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formulir
pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di
puskesmas.
Formulir Laporan dari Puskesmas ke kabupaten
1. Laporan Bulanan
·
Data
Kesakitan (LB 1)
·
Data
obat-obatan (LB 2)
·
Data
kegiatan gizi, KIA/KB,imunisasi termasuk pengamatan penyakit menular (LB 3)
2. Laporan Sentinel
Berikut adalah bentuk laporan sentinel.
·
Laporan
bulan sentinel (LB 1S)
Lapotan yang memuat data penderita
penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi (PD31), penyakit infeksi saluran
pernafasan akut (ISPA). Dan diare, menurut umur dan status imunisasi. Puskesmas
yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjukyaitu satu puskesmas dari
setiap kab/kota dengan periode laporan bulan serta dilaporkan ke dinas
kesehatan kab/kota, Dinas kesehatan provinsi dan pusat (Ditjen PPM dan PLP).
·
Laporan
bulanan sentinel (LB 2S)
Dalam laporan ini memuat data KIA,
gizi, tetanus neonatorum, dan penyakit akibat kerja. Laporan bulanan sentinel
hanya diperuntukkan bagi puskesmas rawat inap. Laporan ini dilaporkan ke dinas
kesehatan
3. Laporan Tahunan
Laporan tahunan meliputi :
· Data
dasar puskesmas (LT-1)
· Data
kepegawaian (LT-2)
· Data
peralatan (LT-3)
2.2.8
Alur Laporan
Laporan dikirimkan dari Puskesmas ke Dinas Kesehatan kab/kota ,
Dinas Kesehatan Provinsi serta Pusat (Ditjen BUK) dalam bentuk rekapitulasi
dari laporan SP2TP. Laporan tersebut meliputi :
1. Laporan Triwulan
1. Hasil
entri data / rekapitulasi laporan LB1
2. Hasil
entri data / rekapitulasi laporan LB2
3. Hasil
entri data / rekapitulasi laporan LB3
4. Hasil
entri data / rekapitulasi laporan LB4
2. Laporan Tahunan
1. Hasil
entri data / rekapitulasi laporan LT-1
2. Hasil
entri data / rekapitulasi laporan LT-2
3. Hasil
entri data / rekapitulasi laporan LT-3
Frekuensi Laporan
1. Laporan Triwulan
Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya
dari triwulan yang dimaksud (contoh : laporan triwulan pertama tanggal 20 April
2011, maka laporan triwulan berikutnya adalah tanggal 20 Mei 2011). Laporan ini
diberikan kepada dinas-dinas terkait di bawah ini
1. Kepala
Dinas Kesehatan Provinsi
2. Kementrian
Kesehatan RI Cq Ditjen BUK
2. Laporan Tahunan
Laporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan Februari di
tahun berikutnya dan diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini
1. Kepala
Dinas Kesehatan Provinsi
2. Kementrian
Kesehatan RI Cq Ditjen BUK ( 6,9,26 )
2.2.10
Mekanisme Pelaporan
Tingkat puskesmas
1. Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan
ke pelaksana kegiatan di
puskesmas
2. Pelaksana pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik didalam
maupun diluar gedung serta
laporan yang diterima
dari puskesmas ppembantu dan bidan di desa.
3. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir
laporan sebanyak dua
rangkap, untuk
disampaikan kepada koordinator SP2TP
4. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan
untuk tindak lanjut yang
diperlukan untuk
meningkatkan kinerja kegiatan.
Tingkat Kabupaten/Kotta
1. Pengolahan data SP2TP di kab/kota menggunakan perangkat lunak
yang ditetapkan oleh
Kementrian Kesehatan
2. Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan kab/kota
disampaikan kepada
pelaksana
SP2TP untuk direkapitulasi / entri data.
3. Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah, serta dimanfaatkan
sebagai bahan untuk umpan balik,
bimbingan teknis ke
puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkat kinerja program.
4. Hasil rekapitulasi data setiap 3 bualn dibuta dalam rangkap 3
(dalam bentuk soft file) untuk
dikirimkan ke dinas
kesehatan Dati I, kanwil depkes Provinsi dan Deoartemen Kesehatan.
Tingkat Provinsi
1. Pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP di provinsi mempergunakan
perangkat lunak sama
dengan kab/kota
2. Laporan dari dinkes kab/kota, diterima oleh dinas kesehatan provinsi
dalam bentuk soft file
dikompilasi / direkapitulasi.
3.Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program tingkat
provinsi untuk diolah dan
dimanfaatkan
serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan dan pengendalian.
Tingkat Pusat
Hasil olahan yang dilaksanakan Ditjen BUK paling lambat 2 bulan
setelah berakhirnya triwulan tersebut disampaikan kepada pengelola program
terkait dan Pusat Data Kesehatan untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai
umpan balik, kemudian dikirimkan ke Dinkes Provinsi.