MENCEGAH LEBIH BAIK DARI MENGOBATI.. AYO CEK KESEHATAN ANDA SEGERA MUNGKIN

SISTEM PENCATATAN / PELAPORAN PUSKESMAS


Pengertian Pencatatan Dan Pelaporan
Pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman kepada sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Beberapa pengertian dasar dari SP2TP menurut depkes RI (1992) adalah sebagai berikut :

·         Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI No.63/Menkes/SK/II/1981.
·         Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang saling berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan tertentu.
·         Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan kesehatan
puskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan dan pelaporan lain yang dapat
memperberat beban kerja petugas puskesmas.

Tujuan Pencatatan Dan Pelaporan

1. Tujuan Umum
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Pengelolaan SP2TP di kabupaten berau masih terkendala dengan rendahnya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian laporan SP2TP ke Dinas Kesehatan.

2. Tujuan Khusus
·         Tercatatnya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan secara benar,
berkelanjutan, dan teratur.
·         Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dengan
menggunakan format yang telah ditetapkan secara benar, berkelanjutan, dan
teratur. 

Manfaat Dari Pencatatan Dan Pelaporan
·         Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat, provinsi, dan Kabu/kota
·         Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka   pengembangan tenaga kesehatan
·         Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan
·         Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil

Batasan Dari Pencatatan Dan Pelaporan
Batasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan adalah sebagai berikut :
·         Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan.
·         Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan.
·         Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan

Ruang Lingkup Pencatatan dan Pelaporan
Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan,dicatat, dan dilaporkan puskesmas. Jenis data tersebut mencakup :
·         Umum dan demografi
·         Sarana fisik
·         Ketenagaan
·         Kegiatan pokok yang dilakukan di dalam dan di luar gedung

Pengelolaan Pencatatan
Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut :
·         Rekam kesehatan keluarga (RKK)
Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartukartuin dividu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan dipuskesmas.Kegunaan dari RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga.Pengguna RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit atau kondisi, misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko tinggi, neonatus resiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK).Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang.
·         Kartu rawat jalan
kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.
·         Kartu indeks penyakit
Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta.
·         Kartu ibu
Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan, dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.
·         Kartu anak
Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif-promotif-kuratif-rehabilitatif yang diberikan kepada balita dan anak prasekolah.
·         KMS balita, anak sekolah
Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan, dan pertumbuhan yang telah diperoleh balita dan anak sekolah.
·         KMS ibu hamil
Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil.
·         KMS usia lanjut
KMs usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial, dan digunakan untuk memantau kesehatan, deteksin dini penyakit, dan evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut.
·         Register
Register merupakn formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan didalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan lainnya.

Ada beberapa jenis register sebagai berikut :
·       Nomor indeks pengunjung puskesmas
·       Rawat jalan
·       Register kunjungan
·       Register rawat inap
·       Register KIA dan KB
·       Register kohort ibu dan balita
·       Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi
·       Register penimbangan batita
·       Register imunisasi
·       Register gizi
·       Register kapsul beryodium
·       Register anak sekolah
·       Sensus harian: kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan penyakit

Mekanisme Pencatatan
Pencatatan dapat dilakukan di dalam dan diluar gedung. Di dalam gedung, loket
memegang peranan penting bagi seorang pasien yang berkunjung pertama kali
atau yang melakukan kunjungan ulang dan dapat Kartu Tanda Pengenal .
kemudian pasien disalurkan pada unit pelayanan yang akan dituju. Apabila diluar
gedung pasien dicatat dalam register dengan pelayanan yang diterima. Mekanisme
pencatatan dipuskesmas dapat digambarkan melalui berikut.

1. Pengelolaan Pelaporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas.
Formulir Laporan dari Puskesmas ke kabupaten
1. Laporan Bulanan
·         Data Kesakitan (LB 1)
·         Data obat-obatan (LB 2)
·         Data kegiatan gizi, KIA/KB,imunisasi termasuk pengamatan penyakit menular (LB 3)

2. Laporan Sentinel
Berikut adalah bentuk laporan sentinel.
·         Laporan bulan sentinel (LB 1S)
Lapotan yang memuat data penderita penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi (PD31), penyakit infeksi saluran pernafasan akut (ISPA). Dan diare, menurut umur dan status imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjukyaitu satu puskesmas dari setiap kab/kota dengan periode laporan bulan serta dilaporkan ke dinas kesehatan kab/kota, Dinas kesehatan provinsi dan pusat (Ditjen PPM dan PLP).
·         Laporan bulanan sentinel (LB 2S)
Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorum, dan penyakit akibat kerja. Laporan bulanan sentinel hanya diperuntukkan bagi puskesmas rawat inap. Laporan ini dilaporkan ke dinas kesehatan

3. Laporan Tahunan
Laporan tahunan meliputi :
· Data dasar puskesmas (LT-1)
· Data kepegawaian (LT-2)
· Data peralatan (LT-3)

2.2.8  Alur Laporan
Laporan dikirimkan dari Puskesmas ke Dinas Kesehatan kab/kota , Dinas Kesehatan Provinsi serta Pusat (Ditjen BUK) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP. Laporan tersebut meliputi :
1. Laporan Triwulan
1. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB1
2. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB2
3. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB3
4. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB4
2. Laporan Tahunan
1. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-1
2. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-2
3. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-3

Frekuensi Laporan
1. Laporan Triwulan
Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari triwulan yang dimaksud (contoh : laporan triwulan pertama tanggal 20 April 2011, maka laporan triwulan berikutnya adalah tanggal 20 Mei 2011). Laporan ini diberikan kepada dinas-dinas terkait di bawah ini
1. Kepala Dinas Kesehatan Provinsi
2. Kementrian Kesehatan RI Cq Ditjen BUK
2. Laporan Tahunan
Laporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan Februari di tahun berikutnya dan diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini
1. Kepala Dinas Kesehatan Provinsi
2. Kementrian Kesehatan RI Cq Ditjen BUK ( 6,9,26 )

2.2.10  Mekanisme Pelaporan

Tingkat puskesmas
1. Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di  
    puskesmas
2. Pelaksana pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik didalam maupun diluar gedung serta
    laporan yang diterima dari puskesmas ppembantu dan bidan di desa.
3. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak dua
    rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP
4. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang   
    diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.

Tingkat Kabupaten/Kotta
1. Pengolahan data SP2TP di kab/kota menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh
    Kementrian Kesehatan
2. Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan kab/kota disampaikan kepada
    pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi / entri data.
3. Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah, serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik,  
    bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkat kinerja program.
4. Hasil rekapitulasi data setiap 3 bualn dibuta dalam rangkap 3 (dalam bentuk soft file) untuk
    dikirimkan ke dinas kesehatan Dati I, kanwil depkes Provinsi dan Deoartemen Kesehatan.

Tingkat Provinsi
1. Pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP di provinsi mempergunakan perangkat lunak sama
    dengan kab/kota
2. Laporan dari dinkes kab/kota, diterima oleh dinas kesehatan provinsi dalam bentuk  soft file
   dikompilasi / direkapitulasi.
3.Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program tingkat provinsi untuk diolah dan
   dimanfaatkan serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan dan pengendalian.

Tingkat Pusat
Hasil olahan yang dilaksanakan Ditjen BUK paling lambat 2 bulan setelah berakhirnya triwulan tersebut disampaikan kepada pengelola program terkait dan Pusat Data Kesehatan untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai umpan balik, kemudian dikirimkan ke Dinkes Provinsi.        
Diberdayakan oleh Blogger.