1. Pengertian dokumen adalah: Semua dokumen yg harus disiapkan Puskesmas/FKTP yang merupakan regulasi internal yang berlaku di Puskesmas/FKTP. Dokumen tersebut disusun disesuaikan dengan persyaratan yang diminta oleh standar Akreditasi.
2. Rekam
implementasi adalah: dokumen yang menjadi bukti
obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai didalam
kegiatan Puskesmas/FKTPdalam melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang
direncanakan.
3. Pengendalian
dokumen dan rekam implementasi adalah: sistem penomoran dan sistem penyimpanan
dokumen dan rekam implementasi. Pengendalian dokumen sebagaimana dipersyaratkan
oleh standar akreditasi meliputi:
a.
Menyetujui
dokumen untuk kecukupan sebelum terbit,
b. Menelaah
dan memperbaharui jika diperlukan, dan persetujuan pemebrlakukan ulang dokumen,
c.
Memastikan
bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi,
d. Memastikan
bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat diterapkan tersedia ditempat
pengguna,
e.
Memastikan
bahwa dokumen tetap dapat terbaca dan segeradapat teridentifikasi,
f. Memastikan
bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi
yang penting untuk perencanaan dan operasional sistem manajemen mutu
diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan,
g. Mencegah
penggunaan tidak sengaja dokumen kadaluwarsa dan untuk menerapkan identifikasi
yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk maksud apapun.
Catatan/rekam
implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan juga harus dikendallikan.
Organisasi harus menetapkan SPO terdokumentasi untuk mendefinikan pengendalian
yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan,
lama simpan dan permusnahan. Catatan/rekam implementasi harus dapat terbaca,
segera dapat teridentifikasi dan dapat diakses kembali.
Untuk memperjelas
dokumen areditasi Puskesmas/FKTP dilengkapi dengan contoh- contoh dokumen
sebagai lampiran dari pedoman ini.
