Istilah prosedur
ada beberapa pengertian, diantaranya:
1.
Standard Operating Procedures
(SOP) adalah serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi
pemerintah, (Kepmenpan No.021 tahun 2008).
2. Instruksi
kerja adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara rinci, spesifik
dan bersifat instruktif, yang dipergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam
melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar dapat mencapai hasil kerja sesuai
persyaratan yang telah ditetapkan (Susilo, 2003).
Langkah didalam penyusunan instruksi kerja sama dengan penyusunan
prosedur, namun ada perbedaan, instruksi kerja
adalah suatu proses yang melibatkan satu bagian/unit/ profesi,
sedangkan prosedur adalah suatu proses yang melibat lebih dari satu bagian/ unit/ profesi.
Prinsip dalam penyusunan prosedur dan instruksi kerja adalah kerjakan yang
ditulis, tulis yang dikerjakan, buktikan dan tindak-lanjut, serta dapat
ditelusur hasilnya.
3.
Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah suatu perangkat instruksi/langkah-langkah yang dibakukan
untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. Istilah ini digunakan di
Undang-undang No. 29 Tahun 2004, tentang Praktik Kedokteran dan Undang-undang
No. 44 Tahun 2009, tentang Rumah Sakit,
Beberapa Istilah Prosedur yang sering digunakan
yaitu
:
Ø Prosedur yang telah ditetapkan disingkat Protap,
Ø Prosedur untuk
panduan Kerja (prosedur kerja, disingkat PK),
Ø Prosedur untuk
melakukan tindakan,
Ø Prosedur
Penatalaksanaan
Ø Petunjuk
pelaksanaan disingkat Juklak,
Ø Petunjuk
pelaksanaan secara tehnis, disingkat Juknis,
Ø Prosedur untuk
melakukan tindakan klinis: protokol klinis, Algoritma/Clinical Pathway
Walaupun banyak
istilah tentang pengertian prosedur agar tidak menjadikan salah tapsir maka
yang dipergunakan didalam dokumen akreditasi Puskesmas dan Fasilitas Kesehatan
Tingkat Pertama didalam buku panduan ini adalah “Standar Prosedur Operasional
(SPO)”. Sedangkan pengertian SPO adalah : Suatu perangkat instruksi/
langkah-langkah yang di bakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin
tertentu.
a.
Tujuan
Penyusunan SPO,
Agar berbagai
proses kerja rutin terlaksana dengan
efisien, efektif, konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan
mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.
b.
Manfaat
SPO
c.
Memenuhi
persyaratan standar pelayanan Puskesmas
d.
Mendokumentasi
langkah-langkah kegiatan
e.
Memastikan
staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan pekerjaannya.
Contoh :
SPO Pemberian
informasi, SPO Pemasangan infus, SPO Pemindahan pasien dari tempat tidur ke
kereta dorong,
f.
Format
SPO.
1)
Format
SPO dibakukan agar tidak terjadi banyak format yang digunakan, contoh pada
lampiran, dan diberlakukan sesuai dengan akreditasi Puskesmas ini diberlakukan,
2)
Format
merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi tambahan
materi/ kolom misalnya, nama penyusun
SPO, unit yang memeriksa SPO. Untuk SPO tindakan agar memudahkan didalam
melihat langkah- langkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan
lain- lain, namun tidak boleh mengurangi item-tem yang ada di SPO.
Format SPO
sebagai berikut :
Logo
Nama Organisasi
|
Judul SPO.
|
|||
SPO
|
No.
Dokumen :
|
Ditetapkan Oleh Kepala Puskesmas…
Nama. NIP.
|
||
No.
Revisi :
|
||||
Tanggal
Terbit :
|
||||
Halaman :
|
||||
1.
Pengertian
|
||||
2.
Tujuan
|
||||
3.
Kebijakan
|
||||
4.
Referensi
|
||||
5.
Prosedur/ Langkah- langkah
|
||||
6.
Unit terkait
|
||||
·
Penjelasan
:
Penulisan SPO
yang harus tetap didalam tabel/kotak adalah :nama Puskesmas dan logo, judul
SPO, nomor dokumen, tanggal terbit dan
tandatangan Kepala Puskesmas, sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan,
prosedur/ langkah- langkah, dan unit terkait boleh tidak diberi kotak/ tabel.
g.
Petujuk
Pengisian SPO
a.
Logo yang dipakai adalah
logo Pemerintah kabupaten/kota, nama organisasiadalah nama Puskesmas, atau logo
dan nama dari Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama
b.
Kotak Heading : masing-masing
kotak (Puskesmas, judul SPO, No. dokumen, No.revisi, Halaman, SPO, tanggal terbit,
ditetapkan Kepala Puskesmas ) diisi sebagai berikut :
·
Kotak
Puskesmas/ Klinik diberi nama Puskesmas dan Logo pemerintah daerah, atau logo
dan nama Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama.
·
Judul
SPO : diberi Judul /nama SPO sesuai proses kerjanya
·
No.
Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang berlaku di Puskesmas/FKTP
yang bersangkutan, dibuat sistematis agar ada keseragaman.
·
No.
Revisi : diisi dengan status revisi, dapat menggunakan huruf. Contoh : dokumen
baru diberi huruf A, dokumen revisi pertama diberi huruf B dan seterusnya. Tetapi dapat juga dengan
angka, misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 0, sedangkan dokumen
revisi pertama diberi nomor 1, dan seterusnya.
·
Halaman
: diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SPO
tersebut. misalnya : halaman pertama : 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman
terakhir : 5/5.
·
SPO
diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah) yang digunakan Puskesmas/FKTP,
misalnya : SPO, Prosedur, prosedur tetap, petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja
dan sebagainya, namun didalam akreditasi Puskesmas dan FKTP memakai istilah
SPO.
·
Tanggal
terbit : diberi tanggal sesuai tanggal
terbitnya atau tanggal diberlakukannya SPO tersebut
·
Ditetapkan
Kepala Pusksmas/FKTP : diberi tandatangan Kepala Puskesmas/FKTP dan nama
jelasnya.
c.
Isi
SPO
Isi dari SPO minimal adalah sebagai berikut:
1.
Pengertian :
yang paling awal diisi judul SPO adalah, dan berisi penjelasan dan atau
definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah
pengertian/menimbulkan multi persepsi.
2.
Tujuan
: berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik. Kata kunci : “
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……”
3.
Kebijakan : berisi kebijakan
Kepala Puskesmas/FKTP
yang menjadi dasar dibuatnya SPO tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari
SPO tersebut, contoh untuk SPO imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No
005/2014 tentang Pelayanan Imunisasi.
4.
Referensi: berisikan
dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SPO, bisa berbentuk buku, peraturan
perundang- undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka,
5.
Langkah- langkah
prosedur : bagian
ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk
menyelesaikan proses kerja tertentu.
6.
Unit terkait : berisi
unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.
Dari keenam isi SPO sebagaimana diuraikan di atas, dapat
ditambahkan antala lain: bagan alir, dokumen terkait, dsb menyesuaikan dengan
format SPO yang ditentukan oleh Pemerintah Daerah, yang penting dalam satu
organisasi menggunakan satu format yang seragam.
d.
Tata
Cara Pengelolaan SPO:
1)
Agar ditetapkan siapa yang mengelola
SPO,
2)
Pengelola
SPO harus mempunyai arsip seluruh SPO Puskesmas/Klinik,
3)
Pengelola
SPO agar membuat tata cara penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan,
penyimpanan, evaluasi dan revisi SPO
e.
Tata
Cara Penyusunan SPO
Hal-hal yang
perlu diingat :
1)
Siapa
yang harus menulis atau menyusun SPO
2)
Bagaimana
merencanakan dan mengembangkan SPO
3)
Bagaimana
SPO dapat dikenali
4)
Bagaimana
memperkenalkan SPO kepada pelaksana dan unit terkait
5)
Bagaimana
pengendalian SPO: penomoran, revisi yang keberapa, dan distribusi kepada siapa.
6)
Syarat
penyusunan SPO :
· Identifikasi
kebutuhan, yakni mengidentifikasi apakah kegiatan yang dilakukan saat ini sudah
memiliki SPO atau belum, dan bila sudah agar diidentifikasi apakah SPO masih
efektif atau tidak, jika belum apakah kegiatan tersebut perlu disusun prosedurnya.
· Perlu ditekankan
bahwa SPO harus ditulis oleh mereka yang
melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau
panitia yang ditunjuk oleh Kepala Puskesmas/FKTP hanya untuk menanggapi dan
mengkoreksi SPO tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen
terhadap pelaksanaan SPO hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan personel/unit
kerja dalam penyusunan SPO.
· SPO harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja agar
mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim Mutu diminta memberikan tanggapan.
· Di dalam SPO
harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan, dan
mengapa.
· SPO jangan
menggunakan kalimat majemuk, subjek, predikat dan objek harus jelas.
· SPO harus
menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa yang dikenal pemakai.
· SPO harus jelas,
ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SPO pelayanan pasien maka harus
memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SPO
profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikuti
perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) kesehatan, dan
memperhatikan aspek keselamatan pasien.
f.
Proses
penyusunan SPO
1)
SPO
disusun dengan menggunakan format sesuai dengan panduan penyusunan dokumen
akreditasi Puskesmas/FKTP ini.
2)
Penyusunan
SPO dapat dikoordinir oleh tim mutu/tim akreditasi Puskesmas/FKTP dengan mekanisme sebagai berikut :
a)
Pelaksana
atau unit kerja/ upaya menyusun SPO dengan melibatkan unit terkait.
b)
SPO
yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke tim mutu/tim akreditasi,
c)
Fungsi
tim mutu/ tim akreditasi Puskesmas
didalam penyusunan SPO adalah :
(1)
Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan
memperbaiki SPO yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari
segi bahasa maupun penulisan,
(2)
Mengkoordinir
proses pembuatan SPO sehingga tidak terjadi duplikasi SPO/tumpang tindih SPO
antar unit,
(3)
Melakukan cek ulang terhadap SPO-SPO yang akan
ditandatangani oleh Kepala Puskesmas.
(4)
Penyusunan SPO dilakukan dengan mengidentifikasi
kebutuhan SPO. Untuk SPO pelayanan dan SPO administrasi, untuk melakukan
identifikasi kebutuhan SPO bisa dilakukan dengan menggambarkan proses bisnis di
unit kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja yang dilakukan di unit tersebut.
Sedangkan untuk SPO klinis, identifikasi kebutuhan dilakukan dengan mengetahui
pola penyakit yang sering ditangani di unit kerja tersebut. Dari identifikasi
kebutuhan SPO dapat diketahui berapa banyak dan macam SPO yang harus dibuat/disusun.
Untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO dapat pula dilakukan dengan
memperhatikan elemen penilaian pada standar akreditasi, minimal SPO-SPO apa
saja yang harus ada. SPO yang dipersyaratkan di elemen penilaian adalah SOP
minimal yang harus ada di Puskesmas/FKTP.
Sedangkan identifikasi SPO dengan menggambarkan terlebih dahulu proses
bisnis di unit kerja adalah seluruh SPO secara lengkap yang harus ada di unit
kerja tersebut.
(5)
Mengingat SPO merupakan flow charting dari proses kegiatan maka untuk memperoleh pengertian
yang jelas bagi subyek, penulisan SPO adalah dimulai dengan membuat flow chart dari kegiatan yang
dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram kotak sederhana yang menggambarkan
langkah penting dari seluruh proses.
Setelah
dibuatkan diagram kotak maka diuraikan kegiatan di masing-masing kotak dan
dibuat alurnya.
(6)
Semua
SPO harus ditandatangani oleh Kepala Puskesmas/ kepala Klinik,
(7)
Agar SPO dapat dikenali oleh pelaksana maka
perlu dilakukan sosialisasi SPO-SPO tersebut dan bila SPO tersebut rumit maka
untuk melaksanakan SPO tersebut perlu dilakukan pelatihan.
g.
Hal-hal
yang mempengaruhi keberhasilan penyusunan SPO
1)
Ada
komitmen dari Kepala Puskesmas/FKTP yang terlihat dengan adanya dukungan fasilitas
dan sumber daya.
2)
Adanya
fasilitator/petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan untuk menyusun SPO.
3)
Ada
target waktu yaitu ada target dan jadwal yang disusun dan disepakati
4)
Adanya
pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusunan SPO.
5)
Tata
cara penomoran SPO.
Penomoran SPO
maupun dokumen lainnya diatur pada kebijakan pengendalian dokumen, dengan
ketentuan:
a)
Semua
SPO harus diberi nomor,
b)
Puskesmas/FKTP
agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor untuk SPO sesuai dengan tata
naskah yang dijadikan pedoman,
c)
Pemberian
nomor mengikuti tata naskah Puskesmas/FKTP, atau ketentuan penomoran yang
khusus untuk SPO (bisa menggunakan garis miring atau dengan sistem digit).
Pemberian nomor sebaiknya dilakukan secara terpusat.
6)
Kode-kode
dapat dipergunakan untuk pemberian nomor, seperti contoh sebagai berikut:
a)
Kode
unit kerja : masing-masing unit kerja di Puskesmas/FKTP mempunyai kode sendiri-sendiri yang dapat berbentuk
angka atau huruf. Sebagai contoh pada Program Bab VI, dengan VI/ SPO/KIA.KB,
dan lain sebagainya (namun tergantung didalam pedoman tata naskah yang berlaku,
b)
Nomor
urut SPO adalah urutan nomor SPO di dalam unit kerja upaya Puskesmas/FKTP.
c)
Satu
SPO dipergunakan oleh lebih dari satu
unit yang berbeda misalnya SPO rujukan pasien maka diberi kolom unit terkait/unit pemakai SPO.
7)
Tata
Cara Penyimpanan SPO
a)
Penyimpanan
adalah bagaimana SPO tersebut disimpan.
b)
SPO
asli (master dokumen/ SPO yang sudah dinomori dan sudah ditandatangani) agar
disimpan di sekretariat Tim Akreditasi Puskesmas/FKTP atau Bagian Tata Usaha Puskesmas/FKTP,
sesuai dengan ketentuan yang berlaku di organisasi tersebut tentang tata cara
pengarsipan dokumen yang diatur dalam tata nasakh. Penyimpanan SPO yang asli
harus rapi, sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila
diperlukan.
c)
SPO
fotocopy disimpan di masing-masing
unit upaya Puskesmas/FKTP, dimana SPO tersebut dipergunakan. Bila SPO
tersebut tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit kerja wajib
mengembalikan SPO yang sudah tidak berlaku tersebut ke sekretariat Tim mutu
atau Bagian Tata Usaha
sehingga di unit kerja hanya ada SPO yang masih berlaku saja.
Sekretariat Tim Mutu atau Bagian Tata
Usaha organisasi dapat memusnahkan fotocopy SPO yang tidak berlaku tersebut,
namun untuk SPO yang asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai
ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen yang berlaku di Puskesmas/FKTP.
d)
SPO
di unit upaya Puskesmas/FKTP harus
diletakkan ditempat yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh
pelaksana.
8)
Tata
Cara Pendistribusian SPO
a)
Distribusi
adalah kegiatan atau usaha menyampaikan SPO
kepada unit upaya atau pelaksana
yang memerlukan SPO tersebut agar dapat digunakan sebagai panduan dalam
melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh tim mutu atau bagian Tata Usaha Puskesmas/FKTP sesuai pedoman
tata naskah.
b)
Distribusi
harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima.
c)
Distribusi
SPO bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit
kerja lainnya.
d)
Bagi
Puskesmas/Klinik yang sudah menggunakan e-file
maka distribusi SPO bisa melalui jejaring area local, dan diatur kewenangan
otorisasi disetiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat mengetahui batas
kewenangan dalam membuka SPO.
9)
Evaluasi
SPO.
Evaluasi SPO
dilakukan terhadap isi maupun penerapan SPO.
a)
Evaluasi penerapan/kepatuhan terhadap SPO dapat
dilakukan dengan meniai tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SPO.
Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list
§ Daftar tilik
adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, diikuti
dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan
diberi tanda (check-mark).
§ Daftar tilik
merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk mendukung standarisasi suatu
proses pelayanan.
§ Daftar tilik
tidak dapat digunakan untuk SPO yang kompleks.
§ Daftar tilik
digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan memonitor SPO, bukan
untuk menggantikan SPO itu sendiri.
(1)
Langkah-langkah menyusun daftar tilik
Langkah awal
menyusun daftar tilik dengan melakukan Identifikasi prsedur yang membutuhkan
daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya
· Gambarkan
flow-chart dari prosedur tersebut,
· Buat daftar
kerja yang harus dilakukan,
·
Susun urutan kerja
yang harus dilakukan,
· Masukkan dalam
daftar tilik sesuai dengan format tertentu,
· Lakukan
uji-coba,
· Lakukan
perbaikan daftar tilik,
· Standarisasi
daftar tilik.
Daftar tilik
untuk mengecek kepatuhan terhadap SPO
dalam langkah- langkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut.
Compliance rate (CR) = Σ Ya x 100 %
Σ Ya+Tidak
(2)
Evaluasi
isi SPO.
(a)
Evaluasi
SPO dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal dua tahun sekali yang dilakukan oleh
masing-masing unit kerja.
(b)
Hasil
evaluasi : SPO masih tetap bisa dipergunakan, atau SPO tersebut perlu
diperbaiki/direvisi. Perbaikan/revisi isi SPO bisa dilakukan sebagian atau
seluruhnya.
(c)
Perbaikan/
revisi perlu dilakukan bila :
· Alur SPO sudah
tidak sesuai dengan keadaan yang ada
· Adanya
perkembangan Ilmu dan Teknologi (IPTEK) pelayanan kesehatan,
· Adanya perubahan
organisasi atau kebijakan baru,
· Adanya perubahan
fasilititas
(d)
Pergantian
kepala Puskesmas, bila SPO memang masih sesuai/ dipergunakan maka tidak perlu
direvisi.
